◆「タスク管理」をしましょう

独身の若い女性なら、素敵な男性との出会いのチャンスを増やしたいものです。飲み会や食事会、パーティや合コンなどに積極的に参加しましょう。男性との出会いの時間を確保するためには、仕事をコントロールする必要があります。特にプライベートの時間を無くしてしまう「時間外労働」をできるだけ減らす必要があります。勤務時間中に仕事が終わらず、残業することがふつうになってしまっている人はいませんか。残業を繰り返しながら、仕事に追われてしまい、女性として大切な時期を無駄にしてしまうのは避けましょう。

勤務時間中に仕事を終えるためには、あるスキルが必要になります。そのスキルとは「タスク管理のスキル」です。勤務時間中には様々なタスクが押し寄せてくると思います。そのタスクをひとつひとつ、確実にこなしていくためには「タスクを管理する」という概念が必要になります。タスクに翻弄されるのではなく、自分がタスクの支配者になるような気持ちで仕事を行いましょう。タスクを管理するためには、自分が1日で行うべきタスクを知っていなければいけません。そこで予想されるタスクを紙に書き出してみましょう。頭の中で「あれもやらなければ、これもやらなければ」と漠然とタスクと向き合っているとパニックになってしまいます。タスクを紙に書き出せば客観的にタスクと向き合うことができるでしょう。箇条書きでいいので、思いつくまま1日のタスクを書き出していきましょう。資料作り、カレンダーの準備、電話対応、会議、プレゼン、部下の相談に乗るなど、この時点では重要度を考えずに、思いつくままタスクを拾っていきましょう。すべて紙に書き出すことができれば、自分がするべきタスクが明確になります。「意外と少ない」「これなら勤務時間内に終わらせることができるかもしれない」と自信を持てるかもしれません。思っているよりもタスクが少なければ、この時点で時間外労働のリスクを回避できる可能性が高いです。




 

◆タスクに優先順位をつけましょう

タスクを紙に書き出したら、頭の中でタスクをこなすイメージをしてみましょう。例えば資料作りを行うための時間はどのくらい必要でしょうか。資料作りに必要なファイルを抜き出し、整理してプリントアウトして製本をして…と具体的にイメージしてみます。1時間、2時間など、案件によって資料作りにかかる時間は変わってくるでしょう。もし1時間なら紙に書き出したタスクの横に「1」と書いておきます。このように紙に書き出したすべてのタスクに、必要な作業時間をイメージして横に数字を書いていきます。横に書き出した数字を合計して8時間以内なら、勤務時間中にタスクをすべてこなすことが物理的に可能です。次に、タスクの「優先順位」をつけていきましょう。どんな仕事でも、作業前に優先順位をつけることが必要です。仕事はすべて同じ価値、同じ重要性があるわけではありません。絶対に成功させるべきタスクと、特に自分がしなくてもいいタスクが混ざっています。自分がしなくてはいけないタスク、重要度が高いタスクを選んでいきます。そして順位付けをしてみましょう。紙に書き出したタスクの横に、優先順位を書いていきます。もし資料作りが優先順位1位なら「1」と書いておきましょう。作業時間と混同しないために、優先順位の数字は赤で書いたほうが分かりやすいかもしれません。ここまで作業を進めると、自分が1日でこなすべきタスクと、必要な作業時間、そして優先順位がハッキリしているはずです。次に優先順位でタスクを並べて、勤務時間内に作業が終わるか見ていきましょう。人によってはすべてのタスクを勤務時間中に終えることができるかもしれません。しかし人によっては、いくつかのタスクは勤務時間外にしなくてはならないことがわかるかもしれません。優先順位が低いタスクは、自分ひとりでこなす必要はありません。同僚や部下、または時間がありそうな上司などに代わりに作業してもらいましょう。


◆タスク管理のタイミングも大切です

タスクの優先順位の高い順に8時間分のタスクを並べて、はみ出した分は他の社員に協力してもらいます。誰でも残業は嫌ですから、勤務時間が終わる頃に急に仕事を頼むのはマナー違反になります。そして自分が時間外労働をしたくないのに、他の人に時間外労働を頼むのはNGです。急に誰かに頼まなくて良い状況を作るためのタスク管理でもあります。早いタイミングでタスクを代わりにやってもらうようにお願いをすることができれば、他の社員にも迷惑を掛けることが少なくなるでしょう。そこでタスク管理をするタイミングが大切になります。会社に出社後、つまり朝にタスク管理をする方法もあります。勤務時間の始まりを、タスク管理に当てる方法です。しかし当日にタスク管理をするとすでにパニックになっている可能性があります。不安な気持ちでタスク管理をすると、正しい判断ができないかもしれません。また勤務時間をタスク管理にとられてしまうので、必要なタスクをこなす時間が少なくなってしまいます。理想としては、勤務時間前にタスク管理を済ませておくことをおすすめします。「前日の夜」が理想的なタスク管理のための時間になります。眠る前はもっともリラックスした時間です。このタイミングでタスク管理をすると、スッキリした気持ちで正しいタスク管理をすることができます。翌日の仕事の心配も、タスク管理が済むことでなくなってしまいます。仕事の心配がなければ質の良い睡眠をとる事も容易になります。前日の夜にタスク管理ができない場合は、出勤時間を30分早くして、会社の近くのカフェなどでタスク管理を行いましょう。勤務時間前にタスク管理をしておけば、安心して仕事に入ることができます。早寝早起きの習慣ができますので、この方法でも質の良い睡眠をとる事ができるでしょう。時間外労働をすることも少なくなり、睡眠もしっかりとれるので、プライベートでも力を発揮しやすくなります。素敵な彼と出会う可能性も高くなるでしょう。



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