仕事が多いな・・・と感じる瞬間はありますか?仕事が多いなと感じる瞬間というのは、以下のような意見が多いようです。
・残業が毎日続く
・目の前に置かれる資料が大量にある
・休みがほぼない
・次から次へとやらなければいけない仕事が入ってくる
・・・などです。

ブラック企業などで勤務している場合、通常よりも多い仕事を回されたり、残業を強制されたりすることもあるかと思いますが、いくら仕事の量が多いからとはいえ、効率が悪い仕事の進め方をしていたら、永遠に仕事がさばききれない状態になってしまうでしょう。
効率重視で仕事を進めるようにすると、意外と多いと思っていた仕事もあっという間に片づけられることもありますから、仕事の仕方を見直してみてくださいね。効率重視な仕事の進め方をしている人というのは、下記の要素を持っています。
・スケジュール管理の徹底
・事前準備は万端に
・仕事を確認しながら進めていく
・周囲を意識している
・高い自己目標を持っている
・決断力がある
というものです。どれも大切なことですが、できていない人も多いのです。仕事の進め方が下手な人は、こだわりが強かったり完璧主義者が多いとされています。細部までこだわっているので、納得いかないと仕事を完了することができません。だから、「遅い」し「仕事が溜まっていく」わけですよね。

仕事は丁寧を心がけることも大切ですが、速さも同じくらい重要だということを知っておくことも重要でしょう。例えば、上司から会議の資料の作成を頼まれていたとします。夕方の会議には間に合わせたいという上司の希望に反して、会議時間目前になっても仕上がりません。頼まれた部下は、資料のレイアウトや文字の大きさなど「見てくれ」に満足ができなくて時間をかけていました。見やすい資料作成も確かに大事です。
ですが、ここで優先させなければならないのは、「早く作って、夕方の会議までに資料を渡す」という部分ですよね?仕事を早く終わらせられる人は、どんな仕事も基本的には8割程度の出来でいいと思っている人が多いです。見切りを早くして、次に移ることの大切さをわかっているというわけですね。効率的に仕事を進めるためには、何から手をつけていくかを考えるべきでしょう。例えば、今日やらなければいけない内容に
・顧客のクレーム対応
・会議の資料作り
・ミーティング
があったとします。この中から、何を一番最初にやりますか?会議の資料から作る?違います。効率がいい仕事の仕方をするのであれば、顧客のクレーム対応からやるべきなのです。
一日の仕事をスムーズに進めたいのであれば、一番嫌だと思う仕事を率先して先に片づけるのが鉄則です。先に嫌な仕事を片付けておくことによって、心は軽くなり次の仕事が集中してできるようになるでしょう。
慣れるまでは、まず今日やるべきことを書き出してみるのはどうでしょうか?書き出すことによって、やらなければいけなかったことを思い出したりするのでオススメです。また、順位を付けやすくもなります。終わった仕事を決していくことによって、見える形で仕事の進捗がわかりますから、がぜんやる気も出てくるでしょう。

次に書き出したリストに順番をつけていきます。コツとしては、相手の反応を待たないと仕事が進まないもの、自分の判断で仕事ができるもの、考えないといけないもの・・・の順番で進めていくといいでしょう。相手の反応を見ないといけない仕事は、朝一番に聞いておくことが大切です。なぜなら、自分からアクションをかけなければ、相手も答えてくれないからです。
一人でもできる仕事というのは、ちょっと面倒な仕事のことです。しかし、こういった仕事はやれば確実に終わるのでさっさとリストから決していくことができます。考えないといけない仕事は、一人で終わる仕事が終わった後、残った時間を使ってゆっくりやる仕事になります。

効率的に仕事を進めたいのであれば、リストを作ったり順番を決めることも大切ですが、目標時間を設定しておくことも大切でしょう。だらだらと仕事を進めてしまっては、次に移る時間も読めなくなってしまいますし、さらには帰宅する時間も延びてしまうためもったいないですよ。
頭を使う仕事はできる限り午前中に持ってきた方がいいかもしれませんね。空腹だと集中力が働きませんが、昼ご飯を食べた後だと眠くなってきている可能性がありますので、これもまたいけません。
集中力が発揮できる10時~11時くらいに頭を使う仕事を持ってくると、すんなり仕事がはかどる場合があります。もちろん、自分は夕方近くの方が頭がはっきりする!ということであれば、夕方でもいいかと思いますが、時間と自分の体質を上手にコントロールして時間配分を考えるようにしてくださいね。

効率的に仕事を進めないと、対して仕事が多くなくても、「あああ!!私だけ仕事が多い!!」なんて思ってしまう可能性大ですから。


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