SNSが普及している世の中。メール環境は変化していますよね。海外にいても移動中でもスマホからメールのチェックはできるようになりました。みなさん社会人になって正しいビジネスメールの書き方やマナーを教わる機会はありましたか。きちんと教わる時間がなかった、という人もいるのではないでしょうか。今回は感じの良い!ビジネスメールの基本的なマナーについて触れていきます。


〈ビジネスメールに欠かせないもの〉

・宛名 「☆☆株式会社 ○○様」 
・挨拶 「いつもお世話になっております。」
・名乗 「○○の◆◆です。」
・用件 「先ほどお電話させていただいたのですが、席を外しておられるとのことで、メールで失礼いたします。」
・詳細 「○○の件なのですが…」

※まずはこちらの事実を伝えてから、次に相手の状況を丁寧に尋ねましょう。

・結びの挨拶
・署名

この7つが一般的な基本的なビジネスメールです。相手によって署名を省く人もいますが、社外に送るメールの場合、パッと見てすぐに誰からのメールか分かる方が相手にとって良いですよね。署名はあった方が良いでしょう。


〈ビジネスメールのルール〉

・なるべく早く返信すること!
早く返事が欲しい人もいますので、24時間以内に返信するようにしましょう。返信がない場合、相手に「届いていないのかな?」と心配させてしまうこともありますので、すぐに返信できないときはメールを受け取ったことだけでも相手に知らせておくと親切です。また、返事が遅れたときは「返信が遅くなってしまい、申し訳ございません。」と添えるのがマナーですね!

・2、3回のメールのやりとりで済むようにする!
ビジネスなので、ラインやチャットのように何回にもわたってやりとりするのはNGです。忙しい人は迷惑ですよね。最低でも2、3回でやりとりが終わるように、分かりやすく、用件や質問はまとめて書きましょう。一度で必要な返事がもらえるように心がけましょう。

・添付ファイルをチェックする!
メールに添付ファイルをつけるとき、容量を確認しましょう。大きすぎると相手に送れない場合がありますので送る前にチェックしておくのがマナーではないでしょうか。またたくさん送る場合は相手が開けないことも考えて、いくつかに分けるなどして配慮しましょう。

・催促のメールのときの言い回しに注意する!
催促するメールを送る場合、どうしてもこちらの主張が強くなりがち。きつい文章になっていないか?また相手に失礼に当たらないように気をつけて言葉を選びましょう。

☆言い回し例
「すでにご連絡いただいておりましたら大変恐縮ですが、再度内容をご確認いただけますでしょうか。」
「お忙しいところ恐れ入りますが、至急連絡いただけますでしょうか。」

文のはじめに「大変恐縮ですが…」などつけてから用件を書きます。そして文の終わりには必ず「よろしくお願いいたします。」は忘れないように書きましょう。このように丁寧な言葉を添えると印象がガラリと変わるものです。


いかがでしたか。メールは相手の表情が見えないのでこちらの言い方には十分気をつけたいですよね。きつい文になっていないか、誤字はないか?最後にもう一度読み返してから相手に送るようにします。ビジネスでもプライベートでも、メールは残るものです。いつでも女性らしい丁寧な文章で書くようにしましょう!いくら表現が丁寧でも、文章が長くてまとまっていないと内容が分かりにくく、きちんと相手に用件が伝わりません。文章は分かりやすく簡潔にまとめるようにします。これらのことを参考に、美しい言い回しでスムーズにビジネスメールを送れるようになってくださいね。




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